El canal de denuncias es el medio que ha establecido Xolertic para registrar, clasificar e investigar cualquier comportamiento irregular, ilícito o delictivo que se pueda producir, así como , las garantías y los derechos de las partes.

Supone, además, una oportunidad para impulsar la gestión del buen gobierno corporativo, para crear un clima de confianza y dotar a la organización de una mayor transparencia.

Mediante este canal de comunicación, los empleados, empleadas y terceros pueden comunicar cualquier incumplimiento, si conocen o sospechan, de manera fundada, que algún miembro de la organización está realizando actos contrarios a la ley, a su Código Ético o a cualquiera de sus políticas.

La comunicación puede referirse a hechos o comportamientos pasados, presentes o futuros.

1. Derecho a recibir información previa sobre el procedimiento a seguir.

2. Derecho a la utilización de la información con carácter restrictivo: La información que facilite el/la denunciante NO podrá ser utilizada para fines distintos a los de la investigación.

3. Derecho a la confidencialidad, con las excepciones legalmente previstas, o en aquellos supuestos en los que el/la denunciante consienta expresamente que se comunique al denunciado/a su identidad, o cuando, de no ser así, no fuera posible proseguir con la investigación.

4. Derecho a recibir un “acuse de recibo”  de la denuncia en un plazo máximo de 5 días laborables, a partir de la recepción de la misma.

5. Derecho a ser informado de la resolución o archivo de la denuncia, en su caso, en un plazo máximo de 3 meses a partir del envío del acuse de recibo (15 días laborables en caso de acoso laboral).

6. Derecho a una investigación transparente por un interlocutor imparcial
Las denuncias o consultas recibidas serán tratadas con la máxima transparencia e imparcialidad por parte de los/as encargados/as de la investigación, que poseen la preparación suficiente y adecuada para responder a las dudas del denunciante o tramitar la denuncia interpuesta.

7. Derechos derivados de la Protección de Datos
Xolertic garantiza que todos los datos que proporcione el denunciante mediante el Canal de Denuncias serán tratados conforme a la normativa vigente de protección de datos, sin perjuicio de los derechos del denunciante, entre otros, de acceso, rectificación, oposición y supresión.

La divulgación no autorizada de datos de cualquiera de los procedimientos que se incoen tendrá la consideración de incumplimiento contractual susceptible de sanción disciplinaria de gravedad.

8. Derecho a la no represalia siempre que el/la denunciante actue de buena fe.

Xolertic espera que las personas que utilicen este canal se comprometan a:

1. Actuar de buena fe: Las denuncias de mala fe podrán dar lugar a medidas disciplinarias y/o sancionadoras que, en su caso, procedan contra el/la denunciante, tal y como lo recoge el procedimiento PS 06 Protocolo para la prevención y actuación frente al acoso laboral.

2. Aportar los datos y documentos de que se disponga relacionados con los hechos denunciados y obtenidos de forma lícita.

3. Confidencialidad: se mantendrá, a lo largo de todo el proceso, en relación a la investigación y los datos solicitados por el interlocutor responsable de dicha investigación, a lo largo de todo el proceso.

Xolertic se reserva el derecho de inadmisión de la denuncia/consulta en los siguientes supuestos:

1. Cuando los hechos no sean creíbles, no haya indicios para fundamentarla, o se refieran a motivos como los relacionados con la gestión de recursos humanos, permisos, ascensos etc...

2. Cuando el contenido de la denuncia no conlleve un incumplimiento de los principios establecidos en el Código de Conducta, en cuyo caso se remitirá al departamento competente.

3. Hechos manifiestamente infundados y sin acreditación.

4. Cuando los hechos se describan de forma genérica, o imprecisa, a no ser que se subsanaran las deficiencias.

5. Cuando se refiera a los mismos hechos que otra denuncia anterior, que hubiera sido investigada y archivada, si en la nueva denuncia no se aportan nuevas pruebas.

1. ¿Quién puede denunciar? Cualquier persona que tenga una relación laboral con el grupo Xolertic.

2. ¿Puedo sentirme seguro ante posibles represalias por interponer una denuncia? ¿se comunica al denunciado la presentación de la denuncia?

De acuerdo con la normativa europea que rige el procedimiento adoptado por Xolertic, el presente Canal de Denuncias es confidencial y la empresa garantiza que no se tomarán represalias contra el/la denunciante ante posibles denuncias.
Así mismo, el/la denunciante tiene el derecho de protección, siempre que haya una razonable presunción de veracidad en los hechos denunciados.
Igualmente, la empresa del grupo Xolertic afectada, podrá disponer de medidas de apoyo (asesoramiento, asistencia de las autoridades y de la organización frente a represalias, o incluso asistencia jurídica) en caso de que sea necesario.
Por otra parte, el/la denunciado/a no será informado/a acerca del procedimiento hasta que no se concluya el proceso de investigación.

3. ¿Cuál es el proceso de tramitación de la denuncia? ¿cuánto tiempo tardará en resolverse el procedimiento? 

Una vez interpuesta la correspondiente denuncia a través del uso del formulario habilitado (“ https://start.regtechsolutions.es/complaintchannel/report/99064c55-c780-4947-9c65-6e31620fdeb9”), el/la denunciante recibirá un email con acuse de recibo en un plazo máximo de 5 días laborables.
Posteriormente le será comunicado el resultado de la investigación interna, en un plazo máximo de 3 meses (15 días laborables en caso de acoso laboral).
4. Si carezco de pruebas, ¿puedo denunciar?
Si, aunque es deseable que la denuncia sea acompañada de pruebas o evidencias con la finalidad de facilitar la investigación y evitar que la denuncia sea archivada.

El formulario de denuncia incorpora la posibilidad de subir documentación complementaria, aunque no se trata de un requisito obligatorio.

5. ¿Qué ocurre si una denuncia es falsa?

En el caso de que las sospechas sean erróneas o infundadas y la denuncia haya sido interpuesta de buena fe, se procederá simplemente a su archivo tras comunicación al denunciante.
Sin embargo, si la denuncia es falsa y se debe a la mala fe por parte del/la denunciante, podríamos estar ante un delito de calumnias o injurias previsto en nuestro Código Penal (artículos 205 y siguientes), sin perjuicio de las consecuencias que se pudieran derivar conforme al Código de Ética o de Conducta de Xolertic.

6. ¿En qué medida se protegen los datos contenidos en la denuncia?

Adicionalmente a la garantía de confidencialidad ya mencionada anteriormente, todos los datos personales contenidos en la denuncia, serán tratados con arreglo a lo previsto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Serán empleados exclusivamente para garantizar el buen fin de la investigación, siendo su uso y obtención proporcional a la finalidad correspondiente.