En base al compromiso del Ilustre Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Madrid, en adelante el ICOGAM, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, como de lo establecido en el Protocolo de gestión del canal de denuncias y en el Código de Buen Gobierno, alienta a sus empleados y a cualquier persona física o jurídica, que mantenga o haya mantenido una relación laboral o profesional con la institución, a que informen sobre cualquier infracción o posible irregularidad. Esta comunicación se solicita en casos en los que se tenga conocimiento o se sospeche, con bases fundamentadas, de que algún miembro de la organización está realizando acciones que contravengan dicho conjunto normativo.

Además, muchas gestorías han conveniado con el ICOGAM el uso del canal de denuncias para la presentación de comunicaciones relacionadas con posibles infracciones de los dirigentes y empleados de las mismas.

Con todo lo anterior, desde el ICOGAM estamos comprometidos con la transparencia y el comportamiento ético, por lo que ponemos a disposición una valiosa vía de comunicación, como es el Canal de Denuncias, el cual garantiza la confidencialidad de la información y de la identidad del denunciante. Agradecemos sinceramente su utilización en aras a robustecer al ICOGAM, las gestorías conveniadas, y su sostenibilidad.

El ICOGAM y las gestorías conveniadas reconocen los siguientes derechos a las personas que presenten comunicaciones relacionadas con posibles infracciones o irregularidades:

1. A formular la comunicación de forma anónima o no anónima. En el segundo caso se garantizará la reserva de identidad del informante que no será revelada a terceras personas. La identidad de la persona informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el contexto de un proceso judicial.
2. A formular las comunicaciones a través del formulario online de conformidad con lo establecido en la normativa aplicable y en el Protocolo de gestión del canal de denuncias.
3. A recibir un acuse de recibo. El ICOGAM informará al denunciante de la recepción de la comunicación en un plazo máximo de 7 días naturales siguientes a su recepción, a menos que el acuse de recibo de la información pueda comprometer la protección de la identidad del informante o que el mismo haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación.
4. A indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efetos de recibir las comunicaciones relacionadas con el seguimiento de la investigación, pudiendo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones realizadas por el responsable del canal.
5. A una investigación transparente y a un interlocutor imparcial. Las denuncias recibidas serán tratadas con la máxima transparencia e imparcialidad por parte de los responsables de la investigación, que poseen la preparación suficiente y adecuada para tramitar la denuncia interpuesta.
6. A la confidencialidad. El ICOGAM y las gestorías conveniadas garantizan la confidencialidad en la recepción y gestión de las comunicaciones presentadas a través del Canal de Denuncias. Se informa al denunciante de que, tanto en el formulario de denuncia como durante la investigación, solo se solicitan los datos estrictamente necesarios para tramitarla. Además, solo podrá acceder a dichos datos el personal debidamente autorizado el cual utilizará la información con fines de investigación.
7. Derecho a recibir información:
   • Sobre todos los trámites relacionados con el proceso de denuncia previamente a la presentación de la misma.
   • Sobre el resultado del trámite de admisión de la denuncia para iniciar su investigación.
   • Sobre el resultado de la investigación y el estado de la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del envío del acuse de recibo. O, si no se remitió acuse de recibo al informante, en el plazo de tres meses a partir del vencimiento del plazo de 7 días después de efectuarse la comunicación.
8. A la protección de datos, de conformidad con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el título VI de la Ley 2/2023. El derecho a la protección de datos incluye, entre otros:

• A ser informado sobre el responsable del tratamiento de datos personales y la finalidad del tratamiento.
• A ser informado sobre la posibilidad de ejercer los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos.
• A la supresión de datos transcurridos tres meses, salvo que se deriven procedimientos disciplinarios o de carácter penal.

9. A la prohibición de represalias, por su condición de informantes, siempre que concurran las circunstancias siguientes:
   • Que los hechos son veraces en el momento de la comunicación aun cuando no aporten pruebas concluyentes.
   • Que los hechos denunciados entran dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.
   • Que la comunicación se ha realizado conforme los requerimientos legales y los establecidos en el Protocolo de gestión del canal de denuncias del ICOGAM.

El ICOGAM recuerda que cualquier persona que informe sobre posibles infracciones e irregularidades mediante Canal de Denuncias debe someterse al principio de buena fe de los hechos denunciados, con respecto a la verdad, con el convencimiento de actuar correctamente y a beneficio de la organización.

Se considera que el denunciante no actúa de buena fe cuando es consciente de la falsedad de los hechos, o actúa con manifiesto desprecio a la veracidad de la información, o con la intención de venganza, o de perjudicar a ICOGAM o a las gestorías conveniadas, así como, de acosar a la persona denunciada, de lesionar su honor, o de perjudicarle laboral, profesional o personalmente.

En caso de demostrarse que la denuncia se ha realizado de mala fe, no actuará la protección al denunciante y se podrán aplicar medidas disciplinarias y/o sancionadoras.

Respecto a la licitud en la obtención de las pruebas que soportan su denuncia es importante destacar que las evidencias que se aporten en la denuncia deben haberse obtenido de forma lícita, en caso contrario, ICOGAM y las gestorías conveniadas, podrán remitir a la autoridad judicial competente dicho hecho si se estima constitutivo de delito y, en su caso, inadmitir la denuncia.

Finalmente, en el caso de denuncias correspondientes a conductas referentes a colegiados se debe indicar el número de colegiado o en caso de que la conducta se refiera al Colegio, la identificación del mismo.

El ICOGAM y las gestorías conveniadas, según lo establecido en la normativa vigente y en el Protocolo de gestión del canal de denuncias, se reservan el derecho de inadmisión de la denuncia en los siguientes supuestos:

1. Cuando los hechos no se correspondan con el ámbito de aplicación del Protocolo de gestión del canal de denuncias.
2. Cuando los hechos relatados no se encuentren entre las conductas descritas como denunciables.
3. Cuando los hechos relatados carezcan manifiestamente de verosimilitud.
4. Cuando la comunicación no esté suficientemente fundamentada o existan indicios de haberse obtenido la información mediante la comisión de un delito.
5. Cuando la comunicación tenga el mismo contenido que una comunicación anterior para la cual existe resolución o haya sido previamente inadmitida. En este caso, se admitirá una nueva comunicación si se dan nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen un seguimiento distinto.

1. ¿Quién puede presentar una denuncia?

Cualquier persona que mantenga o haya mantenido una relación laboral o profesional con el ICOGAM o con las gestorías conveniadas que disponga de información sobre infracciones o posibles irregularidades al respecto de la organización correspondiente. Así, por ejemplo:

• Becario / Alumno en prácticas
• Contratista / Subcontratista / Proveedor
• Directivo / Accionista
• Empleado
• Exempleado
• Persona en proceso de selección

2. ¿Puedo sentirme seguro ante posibles represalias por interponer una denuncia?

De acuerdo con la normativa vigente y el Protocolo de gestión de denuncias establecido por el ICOGAM y las gestorías conveniadas se garantiza que no se tomarán represalias contra los denunciantes de buena fe. El objetivo principal es ofrecer seguridad y protección a los informantes incentivando la denuncia de irregularidades y conductas indebidas sin temor a represalias. Asimismo, los denunciantes tendrán el derecho de protección siempre que haya una razonable presunción de veracidad en los hechos denunciados.

Igualmente, en caso de que sean necesarias, el ICOGAM pone a disposición del denunciante medidas de apoyo entre las cuales se encuentran, además de la protección frente a represalias, la información y el asesoramiento sobre procedimientos y recursos disponibles y la asistencia jurídica.

3. ¿Se comunica al denunciado la presentación de la denuncia?

El denunciado, persona afectada por la información, tendrá noticia de los hechos relatados de manera sucinta y se le informará del derecho a presentar alegaciones, invitándolo a exponer su versión de los hechos y aportar los medios de prueba que considere necesarios, y del tratamiento de sus datos personales. Asimismo, esta comunicación se puede efectuar en el trámite de audiencia si se considera que su aportación con anterioridad puede facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

Cabe destacar que no se comunicará a las personas afectadas la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación. Aun así, la persona afectada podrá tener acceso al expediente sin revelar información que pueda identificar a la persona informante.

4. ¿Cuál es el proceso de tramitación de la denuncia? ¿Cuánto tiempo tardará en resolverse el procedimiento?

El proceso de gestión de una denuncia está compuesto por las siguientes fases: interposición, recepción y cribado, instrucción (investigación), comunicación de los resultados de la investigación y cierre y archivo de la denuncia.

Una vez interpuesta la denuncia a través del formulario habilitado se enviará al denunciante el acuse de recibo, mediante correo electrónico, en un plazo máximo de siete días naturales siguientes a la recepción de la comunicación. Paralelamente, se realiza el registro de la denuncia en el Canal de Denuncias lo cual permite el inicio de la fase de cribado para decidir internamente sobre la admisión o inadmisión de la denuncia y proceder así a la investigación o al archivo de la denuncia respectivamente.

Finalmente, finalizada la investigación correspondiente le será comunicado el resultado de la investigación interna en un plazo máximo de tres meses desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo que la denuncia sea sobre un hecho de especial complejidad en cuyo caso el plazo de resolución se podrá extender hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

5. Si carezco de pruebas ¿puedo denunciar?

Sí, aunque es conveniente la aportación de documentación o elementos de prueba que faciliten la comprobación de la veracidad de los hechos durante la investigación. El formulario de denuncia incorpora la posibilidad de adjuntar documentación complementaria, aunque no se trata de un requisito obligatorio.

Aun así, no se dará curso a la información recibida cuando la información remitida sea escasa, excesivamente genérica e inconcreta o bien cuando la falta de elementos de prueba suministrados no permita realizar una verificación razonable de la información recibida y una determinación del tratamiento que deba darse a los hechos comunicados.

6. ¿Qué ocurre si he realizado una denuncia falsa?

En el caso de que las sospechas sean erróneas o infundadas y la denuncia haya sido interpuesta de buena fe, se procederá a su archivo tras comunicación al denunciante puesto que es una de las causas de inadmisión de la denuncia.

A diferencia del caso anterior, si la denuncia es falsa y se debe a la mala fe por parte del denunciante, podríamos estar ante un delito previstos en nuestro Código Penal (artículos 205 y siguientes) además no actuará la protección al denunciante y se podrán aplicar medidas tanto disciplinarias como penales.

7. ¿En qué medida se protegen los datos contenidos en la denuncia?

Los datos personales contenidos en la denuncia quedan limitados, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

• El responsable del canal de denuncias.
• El responsable del cribado de las denuncias y el responsable competente de la instrucción designado por el mismo.
• El delegado de protección de datos.

Asimismo, será licito el tratamiento de los datos personales exclusivamente necesarios para el conocimiento e investigación de los hechos por otras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras o la tramitación de procedimientos sancionadores o penales. Los datos incluidos dentro de las categorías especiales de datos serán suprimidos, con lo que no se registraran ni trataran.

Finalmente, todos los datos personales contenidos en la denuncia serán tratados con arreglo a la Política de protección de datos personales del ICOGAM y, en su caso, de las gestorías correspondientes.